Tipps & Tricks zu Adobe InDesign – wichtige Informationen nicht druckbar unterbringen

Du möchtest wichtige Informationen wie Bildquellen oder Druckdaten in ein InDesign-Dokument sinnvoll einfügen? Dann zeige ich dir hier, wie du das mit wenigen Klicks übersichtlich hinbekommst. Dabei gehe ich auf Notizen, nicht druckbare Objekte oder gesamte Ebenen ein sowie den Informationsbereich und die Dokumentinformationen.

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In diesem Tutorial möchte ich zeigen, wie man Informationen gut unterbringt, die zum Beispiel gar nicht gedruckt werden sollen, wie zum Beispiel Bildquellenangaben. InDesign bietet hierfür ein paar tolle Funktionen und ich möchte einen kurzen Überblick darüber geben, wie man diese Informationen sinnvoll in das Dokument hineinpackt.

Variante 1: Attribute

Ich lege als Beispiel mal eine Textbox an und schreibe die Bildquellenangabe hinein. Das soll natürlich nicht gedruckt werden.

Ich markiere die Textbox und gehe unter Fenster>Ausgabe>Attribute. Dort setze ich das Häkchen bei Nicht druckend. Zunächst passiert nichts weiter, …

… aber wenn ich in die Vorschau hineinklicke, ist das Textfeld ausgeblendet.

Variante 2: Export

Genauso erscheint das Textfeld nicht in der Druckdatei, wenn ich auf Datei>Exportieren gehe und kein Häkchen bei Einschließen und Nicht druckende Objekte setze. Dann klicke ich auf Exportieren.

Wenn ich das Dokument dann öffne, ist die Bildquelle nicht zu sehen.

Zur Veranschaulichung zeige ich noch das Gegenbeispiel: Wenn ich nämlich bei Datei>Exportieren das Häkchen bei Nicht druckende Objekte einsetze, dann wird die Textbox mit exportiert.

Und ich lege hier auch gleich fest, dass die Druckbögen mit exportiert werden sollen, dann habe ich das gleich in der richtigen Ansicht für mich.

Und in der Tat ist die Bildquelle mit zu sehen.

So kann man solche Informationen ganz gut verpacken.

Variante 3: Ebene

Das Problem ist aber, wenn man öfter in den Vorschau-Modus geht, dann sieht man das immer nicht.

Vielleicht ist es ganz praktisch, wenn man in die Ebenen hineingeht und dafür eine Neue Ebene anlegt. Ich nenne sie zum Beispiel “Nicht druckbar”.

Die Ebene kann ich auch mit einer extra Farbe versehen. Rot ist zum Beispiel ganz gut.

Und wenn ich das Element “Bildquelle F…45600L-…” von der “Ebene 1” in die Ebene “Nicht druckbar” schiebe, dann brauche ich das Häkchen bei Attribut und Nicht druckend gar nicht mehr. Denn …

… ich kann es mir leichter machen. Ich gehe mal in den Vorschau-Modus, damit ihr das gut verfolgen könnt. Ihr seht, dass die Textbox aktuell mitgedruckt würde.

Über einen Doppelklick auf die Ebene komme ich in die Ebenenoptionen, wo ich sagen kann, dass die Elemente, die sich in dieser Ebene befinden, nicht gedruckt werden. Dazu muss ich nur das Häkchen bei Ebene drucken herausnehmen.

Dann ist die Textbox im Vorschau-Modus sofort wieder ausgeblendet und im Normal-Modus eingeblendet.

Ich arbeite eigentlich lieber damit als mit dem Attribut Nicht druckend, denn so habe ich mehr Einfluss darauf und man sieht schon am kursiven Schriftzug der Ebenenbezeichnung, dass die Ebene nicht gedruckt wird. Außerdem zeigt es auch der rote Rahmen um die Textbox an, dass die Ebene nicht druckbar ist.

Es wäre schön, wenn es ein Symbol dafür gäbe – ähnlich wie das kleine Schloss am Rahmen, das erscheint, wenn ich ein Objekt gesperrt habe (rechter Mausklick aufs Objekt, Objekt sperren). So ein durchgestrichener Drucker zum Beispiel, das wäre doch ganz praktisch.

Aber da es das nicht gibt, muss man sich eben damit behelfen, eine neue Ebene anzulegen, die Option Ebene drucken herauszunehmen und das dann mit einer Farbe für sich zu kennzeichnen.

Noch ein kleiner Tipp am Rande für die gesperrten Ebenen:

Wer die Ebene wieder entsperren möchte, klickt a) im Ebenenbedienfeld das Schloss bei der Ebene weg oder b) direkt in der Ebene auf das Schloss im Rahmen.

Variante 4: Infobereich

Eine weitere Möglichkeit, Informationen unterzubringen, ohne dass sie gedruckt werden, bietet der Infobereich. Der ist superpraktisch.

Wenn ich über Datei ein Neues Dokument erstelle und auf Mehr Optionen klicke, kann ich unten einen Infobereich in Millimetern angeben. Das mache ich einfach mal und aktiviere dazu die Kette ganz rechts, damit der eingetragene Wert (30mm) an allen Seiten gleich ist.

Der Infobereich wird jetzt hier mit der blauen Linie angezeigt und da kann ich solche Informationen unterbringen, die nicht gedruckt werden sollen.

Das kann ich natürlich auch bei einem schon vorhandenen Dokument machen, indem ich auf Datei>Dokument einrichten gehe und unten den Infobereich mit z. B. 20 mm noch angebe.

Dann habe ich den Infobereich oben und kann da die Bildquellenangabe hineinschieben. Dann stört das auch nicht mehr.

Mit F7 gehe ich wieder ins Ebenen-Bedienfeld und in die Ebenenoptionen der Ebene “Nicht druckbar”. Dort setze ich das Häkchen bei Ebene drucken wieder hinein.

Wenn ich jetzt möchte, dass der Infobereich mit in der PDF-Datei ausgegeben wird, dann muss ich bei Datei>Exportieren im Bereich Marken und Anschnitt das Häkchen bei Infobereich einschließen setzen.

Dann klicke ich auf Exportieren.

Gleich erscheint die PDF-Datei und dann sieht man hier oben den Infobereich, wo ich etwas eingetragen habe. Das wird mit ausgegeben.

Es wurde hier auch nur der obere Bereich mit ausgegeben, weil ich das beim Anlegen auch so definiert habe. Wenn ich rechts auch noch einen mit 20 mm haben wollte, könnte ich das immer noch eingeben.

Möchte ich diese Information im Infobereich nur für mich im Dokument sichtbar haben, aber beim Exportieren nicht, dann entferne ich einfach das Häkchen bei Marken und Anschnitt und er wird nicht mit ausgegeben.

Variante 5: Notizen

Man kann das aber auch noch ganz anders machen. Zum Beispiel mit Notizen, wie man das vielleicht aus Photoshop auch kennt. Wie geht man da vor?

Da gehe ich über Fenster>Relationale Aufgaben>Notizen und bekomme ein Notizfeld, in das ich Notizen eintragen kann.

Wichtig ist, dass ich, bevor ich eine Notiz eintrage, zuerst an die Stelle im Dokument doppelklicke, wozu die Notiz gehört. Ich klicke also mal in die Überschrift rein und gehe dann auf das Symbol Neue Notiz erstellen.

Und dann kann ich sagen “Bildquelle…”

Das Notizfeld kann ich dann auch wieder schließen. In der Vorschau-Ansicht sieht man jetzt nichts von der Notiz, erst, wenn ich wieder in die Normal-Ansicht gehe.

Wenn ich in der Normal-Ansicht in die Überschrift doppelklicke, dann ändert sich der Mauszeiger in eine Hand und die Notiz erscheint.

Will ich die Notiz verändern, klicke ich doppelt und dann öffnet sich das Notizfeld. Da kann ich die Notiz dann ändern oder löschen. Oder sogar, wenn ich auf das kleine Menü oben rechts klicke, die Notiz In Text umwandeln. Dann wird sie gleich als Text angelegt.

Notizen werden auf keinen Fall ausgedruckt, sie werden wirklich nur verwendet, um Notizen zu hinterlegen.

Das mache ich hier aber mit Strg+Z wieder rückgängig, weil das natürlich nicht gut aussieht.

Variante 6: Dateiinformationen

Die allerletzte Möglichkeit, Information zu hinterlegen, findet man unter Datei>Dateiinformationen.

Da könnte ich solche Sachen auch noch eintragen. Ich habe hier sehr viele Reiter, die ausgefüllt werden können.

Ich gehe in die Beschreibungen hinein und da könnte ich zum Beispiel bei Copyright-Informationen die Bildquelle angeben. Mit OK bestätigen und dann ist das direkt im Dokument drin.

Der Nachteil hierbei ist, dass ich immer erst bei Datei>Dateiinformationen schauen muss, was hinterlegt ist.

Man kann natürlich, wenn man immer wieder gleichen Informationen hat, die auch gleich Importieren oder Exportieren. Wie man möchte.

Bildquellen: Fotolia_42845600_L – © Aaron Amat – Fotolia.com

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