Professionelles Briefpapier in Adobe InDesign erstellen

In diesem Tutorial zeige ich, wie leicht es sein kann, ein professionelles Briefpapier zu erstellen. Ich erkläre unter anderem:

• Schriftarten aus dem Netz herunterladen
• Logos aus dem Netz herunterladen und ins richtige Format exportieren
• Richtige DIN-Normen einhalten
• Absatz-/Zeichenformate, die schnelle Schriftart- und Farbänderungen erleichtern
• Ideen für mehr Pepp auf dem Briefpapier, damit das Briefpapier nicht wie 08/15 aussieht
• Viele Tipps & Tricks

Konzept & Design: Dennis Kovarik.

Die Arbeitsmaterialien zu diesem Tutorial findet ihr beim zugehörigen Video-Training.

Wir empfehlen:
InDesign-Video-Training - Moderne Praxis
In diesem Tutorial möchte ich euch zeigen, wie ihr eigenes Briefpapier mit InDesign erstellen könnt.

Ich zeige euch das an einem Beispiel, das oben eine grüne Linie haben soll, dann kommt die Anschrift, wobei hier im Screenshot noch die Absenderzeile fehlt, dann braucht das Briefpapier natürlich Datum, Betreff, Fließtext und darunter noch mal die Anschrift und die Bankverbindung. An der Seite sollen die wichtigsten Kontaktdaten noch mal zu finden sein.

Schritt 1

Ich gehe über Datei>Neu>Dokument und erstelle ein Neues Dokument im A4-Hochformat. Welche Werte man bei den Rändern einstellen muss, sollte man im Internet recherchieren, denn da gibt es Vorlagen gemäß der Korrespondenzrichtlinien für Geschäftsbriefe.

Diese DIN-Angaben sind ganz interessant, denn hier zum Beispiel erfährt man, dass man aktuell nach der Straßenangabe keine Leerzeile mehr macht, sondern die ganze Adresse hintereinander wegschreibt.

Ganz leicht kann man es sich aber machen, wenn man bei Google “InDesign Vorlage Briefbogen” eingibt. Da komme ich zum Beispiel bei dieser Seite heraus, wo man gleich eine Vorlage herunterladen und öffnen kann:

In dieser Vorlage sind alle Werte vorab eingetragen, die ich jetzt nur noch übernehmen muss, wenn ich mein neues Dokument einrichte.

Schritt 2

Ich gehe also noch mal über Datei>Neu und kann jetzt die Werte einfach übernehmen:

Dann bekomme ich mein Dokument im neuen Reiter und kann ggf. immer mal wieder zur Vorlage schalten, um die Werte zu prüfen.

Für das Adressfeld ziehe ich mit dem Rechteck-Werkzeug erst einmal grob ein Feld auf (1) und gebe dann anschließend die genauen Werte oben ein (2). Laut Vorlage brauche ich eine Höhe von 45mm und eine Breite von 85mm.

Schritt 3

Dieser Rahmen soll mir hier eigentlich nur die Größe des Adressfeldes angeben. Gedruckt werden soll er nicht, das heißt, ich möchte ihn später unabhängig vom Text ausblenden können. Deshalb ziehe ich jetzt mit dem Textwerkzeug ein neues Textfeld auf, das ich genau in diesem Rahmen platziere.

In dieses neue Textfeld schreibe ich den Absender, markiere den Text und setze die Schriftgröße auf 8 Pt, damit das auch in eine Zeile passt.

Damit ist der Absender fertig und ich brauche den Empfänger: Dafür drücke ich zweimal Enter, setze die Schriftgröße wieder auf 11 oder 12 und trage die Empfängeradresse ein.

Als Schriftart möchte ich keine Standardschriftart, sondern lieber die “Droid Sans”. Für den Absender wähle ich Schriftgröße 8 Pt und für den Empfänger 11 Pt. Wenn ihr diese Schriftart noch nicht habt, könnt ihr sie aus dem Internet herunterladen …

… ebenso wie viele andere schöne und kostenfreie Schriften, wie zum Beispiel auch die “Myriad Pro”. Ihr könnt die einfach mal googeln und herunterladen. Es gibt auch kostenpflichtige Schriften, da ist zum Beispiel die “Futura” sehr schön.

Schöne Schriften bekommt ihr beispielsweise bei dafont.com. Auf der Startseite könnt ihr auswählen, ob ihr Cartoon, Schreibschrift, serifenfrei oder eine Serifenschriftart oder was auch immer haben möchtet.

Oder ihr lasst euch die Top 100 anzeigen und könnt sogar euren Beispieltext eintragen. Das finde ich sehr praktisch und kann das nur empfehlen.

Zurück zum Rahmen des Adressfeldes, den ich ja später nicht mitdrucken möchte.

Ich klicke ihn an und gehe über Fenster>Ausgabe>Attribute, dann kann ich das Häkchen bei Nicht druckend setzen.

Wenn ihr anschließend mal auf Vorschau (*) klickt, werdet ihr sehen, dass der Rahmen nicht mehr erscheint. Er wird also nicht mitgedruckt.

Schritt 4

Insgesamt sollte man in InDesign mit Absatzformaten arbeiten, damit das Ganze dann auch schnell von der Schriftart her verändert werden kann.

Ich lege also ein Neues Absatzformat an, indem ich auf das Neu-Symbol klicke (1). Dann gehe ich per Doppelklick in das Absatzformat 1 rein und benenne es bei Allgemein>Formatname: mit “Absender” (2).

Bei Grundlegende Zeichenformate sollte die “Droid Sans” als Schriftfamilie stehen. Ich bestätige mit OK.

Jetzt kann ich jeglichen Text in meinem Dokument markieren, auf das Absatzformat “Absender” klicken und bekomme die Schrift.

Natürlich kann ich bei Absatzformate auch Einzüge und Abstände und vieles mehr festlegen. Damit will ich euch jetzt aber nicht langweilen, weil wir das hier gar nicht so sehr brauchen. Wichtig ist die Schriftart für unseren Absender. Da hätte vielleicht auch ein Zeichenformat genügt, aber Absatzformat geht natürlich genauso.

Schritt 5

In meinem Beispiel hatte ich oben noch eine grüne Linie. Die werde ich jetzt schnell mit dem Rechteck-Werkzeug anlegen.

Dann gehe ich in die Farbfelder hinein und wähle dieses Grün als Ausgangsbasis. Und zwar nicht als Kontur, sondern als Fläche.

Das Grün ist mir aber noch etwas zu grasgrün, deshalb gehe ich mit einem Doppelklick in die Farbfeldoptionen und ziehe den Farbton so auf, wie ich ihn möchte.

Da die Vorschau aktiviert ist, kann ich live im Dokument sehen, wie die Farbe wirkt.

Ich kann auch einen Farbfeldnamen vergeben, dann erkenne ich mein “Grün” nachher in den Farbfeldern auf einen Blick.

Schritt 6

Ich möchte jetzt gerne das Datum haben und werde mit dem Textwerkzeug ein Datumsfeld aufziehen.

Und automatisch ist hier auch schon wieder diese Schriftart aktiv, die ich nicht haben möchte. Deshalb markiere ich den Text und lege gleich mal ein neues Zeichenformat “Standardschrift” an.

Bei Grundlegende Zeichenformate gebe ich als Schriftfamilie “Droid Sans” ein und bei Schriftgrad 11. Ich bestätige mit OK und schon ist das Datum richtig formatiert.

Schritt 7

Als Nächstes ziehe ich das Textfeld auf, das natürlich bündig mit dem Datum sein soll.

Am besten stelle ich auch das Datum gleich noch Rechtsbündig ein.

Mit Strg+V füge ich den Beispieltext in das neue Textfeld ein, markiere ihn komplett und klicke das Zeichenformat “Standardschrift” an. Damit habe ich aber keinen besonders schönen Zeilenabstand. Ich könnte ein Absatzformat anlegen oder – wenn ich mir das sparen will – ich stelle oben von Hand ein, wie viel Zeilenabstand ich haben möchte.

Ebenso gliedere ich die Absätze von Hand mit Enter.

Für den Betreff hätte ich gerne eine andere Schriftart wie zum Beispiel die “Bree Serif” in 12 Pt in dem Grün, das wir vorhin angelegt haben. Auch diese Schriftart bekommt man übrigens im Internet frei heruntergeladen.

Das sieht schon mal gar nicht so schlecht aus.

Mit Enter füge ich noch ein paar Absätze ein und gliedere den Text.

Schritt 8

Der Brief sieht schon mal gar nicht so verkehrt aus. Aber ich möchte natürlich hier unten auch noch etwas eingefügt haben. Dazu ziehe ich wieder ein Rechteck auf und stelle die Füllfarbe auf mein “Grün”.

Und da sollen meine Anschrift und die Bankverbindung rein.

Also ziehe ich ein Textfeld auf, das bündig mit dem oberen Textfeld ist.

Den Text kopiere ich mir mit Strg+C aus der Vorlage heraus und füge ihn mit Strg+V hier ein, stelle wieder die Standardschrift ein, aber diesmal etwas kleiner: in 8 Pt.

Ich möchte das hier im Spaltendesign, also klicke ich mit der rechten Maustaste ins Textfeld rein und öffne die Textrahmenoptionen.

Da stelle ich bei Anzahl 3 Spalten ein. Außerdem könnte ich den Abstand zum Rahmen einstellen, aber der passt so. Ich bestätige mit OK.

Allerdings ist die Schriftfarbe in Weiß besser. Ich markiere alles mit Strg+A, gehe auf Farbfelder und wähle Weiß.

Das sieht ganz gut aus.

Als Schriftgröße nehme ich 7,5 und Bold für die Überschriften. Der Rest kommt klassisch in Schriftgröße 7,5 daher.

Die erste Spalte könnte allerdings etwas breiter sein. Da ich aber mit Spaltendesign arbeite, bekomme ich hier ein Problem, denn die Spalten sind alle immer gleich groß und lassen sich nicht separat einstellen.

Ich zeige euch aber gleich einen Trick, wie man das trotzdem schafft.

Ich ziehe die Textbox einfach mal ein Stück nach rechts (1) und schneide den Text bis zur Bankverbindung raus (2).

Dann ziehe ich einfach als erste Spalte eine neue Textbox auf (3) …

… und füge den eben ausgeschnittenen Text in die neue erste “Spalte” ein. Das ist schon viel besser.

Mit Rechtsklick in eine der anderen beiden Spalten öffne ich die Textrahmenoptionen nochmals und korrigiere die Anzahl der Spalten auf 2.

Das bestätige ich mit OK.

Nun sortiere ich die Texte noch ein bisschen, damit es chic aussieht. Natürlich sind diese Texte hier teilweise auch nur Platzhalter, das müsst ihr eben noch individuell anpassen.

Ungefähr so sieht das ganz gut aus und ich speichere das Dokument mit Strg+S unter dem Namen “Briefpapier”.

Schritt 9

Jetzt fehlt im Grunde nur noch der rechte Bereich, also das Logo und die Textspalte am Rand.

Das Logo habe ich bei fotolia.com gekauft. Allerdings gibt es das dort als .svg-Datei, die ich mit InDesign nicht öffnen kann. Ich brauche entweder Illustrator, GIMP oder – kleiner Tipp – das kostenlose Vektorprogramm Inkscape, um die Datei in .eps umwandeln zu können. Erst dann kann ich das Logo in InDesign einfügen.

Ich öffne die .svg-Datei also via Rechtsklick mit Inkscape.

Im Moment ist das Logo noch in Schwarz-Weiß und ich müsste es noch in unser “Grün” umfärben.

Damit das Ganze etwas schneller geht und ich euch hier nicht langweile, klicke ich einfach mal fix irgendeinen ähnlichen Grün-Wert unten in der Farbleiste von Inkscape an und gebe mich damit für dieses Beispiel zufrieden.

Wenn ihr das aber ganz genau machen und exakt den richtigen Farbton haben wollt, sucht ihr euch bei den Farbfeldern in InDesign das “Grün” heraus, klickt drauf und übernehmt die Werte aus den Farbfeldoptionen in Inkscape.

(Ich mache das hier nicht, weil es wahrscheinlich selten vorkommt, dass ihr das Logo noch farblich anpassen müsst. Das steht in der Regel schon fertig zur Verfügung).

Ich speichere das Logo dann als .eps-Datei ab, die ich bei Dateityp auswählen kann.

Jetzt kann ich die Datei einfach per Drag&Drop bzw. über Datei>Platzieren in InDesign importieren und dabei gleich die Größe entsprechend aufziehen und es an der richtigen Stelle platzieren.

Dann ziehe mir noch eine Hilfslinie auf, damit ich den Bereich auf der rechten Seite genau sehe, in dem ich arbeiten möchte.

Und dann ziehe ich unterhalb des Logos ein Textfeld auf. Das soll bis fast ganz nach unten gehen.

Aus der Acrobat-Vorlage kann ich den Text für diese rechte Spalte entweder unformatiert mit Strg+C herauskopieren und mit Strg+V hier ins Briefpapier einfügen.

Oder aber, wenn ich die Formatierung gleich mitkopieren möchte, dann klicke ich im Acrobat mit der rechten Maustaste auf den Text und wähle Mit Formatierung kopieren.

Wenn ich den Text jetzt ins Briefpapier einfüge, habe ich die Formatierung mit den Absätzen mit drin.

Ich markiere den Text und wähle das Zeichenformat “Standardschrift”, allerdings möchte ich es an dieser Stelle etwas kleiner. Die Schriftgröße stelle ich auf 7,5 ein.

Und die Überschriften hebe ich in Grün hervor.

Wenn man ganz genau hinschaut, sieht man, dass die Praxiszeiten nicht ganz auf einer Linie sind. Das kommt daher, weil ich mit Leerzeichen gearbeitet habe. Die lösche ich mal raus und mache das mit der Tab-Taste noch mal.

Damit bin ich schon sehr zufrieden.

Mit gedrückter Shift-Taste kann ich das Textfeld halbwegs am Raster orientiert noch ein kleines Stück nach unten schieben.

Damit das noch etwas lockerer aussieht, könnte ich hier auch noch den Zeilenabstand auf 10 Pt erhöhen und damit sind wir im Grunde auch durch.

Schritt 10

Noch ein paar Worte zum Thema Zeichen- und Absatzformate für alle, die mein Video-Training, wie man Visitenkarten erstellt, nicht kennen:

Die Absatzformate möchte ich euch ans Herz legen, weil man damit mit einem Klick die Schriftart schnell ändern kann, vorausgesetzt, man hat vorher alles sauber definiert. Schaut euch das einfach mal an.

Wichtig ist, dass ihr alles sauber definiert und die Namen für die Zeichen- und Absatzformate so vergebt, dass ihr auf einen Blick erkennt, worum es sich handelt.

Wenn ihr dann verschiedene Zeichen- und Absatzformate definiert habt, könnt ihr Texte auf einen Klick und vor allem konsequent verändern.

Achtet drauf, dass bei Allgemein Basiert auf: (Ohne) steht, denn sonst klappt das nicht, dass der neue Wert auch beibehalten wird.

Schritt 11

Falls ihr noch Falzmarken einfügen wollt, dann öffnet einfach die Vorlage noch mal und da steht genau, wo die Falz- und die Lochmarken sein müssen.

Schritt 12

Das kann man alles natürlich auch noch effektvoller machen und ich zeige euch jetzt noch ein paar Möglichkeiten dafür. Da könnt ihr ja dann selber entscheiden, ob ihr das wollt bzw. was euch gefällt:

Ich kann z.B. mit dem Zeichenstift-Werkzeug noch etwas Schwung in den Rahmen bringen:

Dazu wähle ich beim Zeichenstift die Option Ankerpunkt hinzufügen und setze einen Ankerpunkt auf den Rahmen der blauen Box.

Dann nehme ich das Verschieben-Werkzeug und ziehe mit gedrückter Shift-Taste den Ankerpunkt nach unten und füge so einen Bogen ein.

Oder ich baue eine Wellenlinie ein:

Dazu brauche ich das Werkzeug Richtungspunkt umwandeln, damit kann ich einen Bogen einfügen.

Sehr schön sieht es auch aus, wenn ich diese Wellenlinien-Box mit gedrückter Alt-Taste und Pfeiltaste kopiere, noch mal einfüge, ein Stück nach oben ziehe und die Deckkraft auf ca. 20% verringere.

Dann könnte ich beim Logo noch einen Schlagschatten einbauen. Dazu gehe ich über Objekte>Effekte>Schlagschatten und stelle den so ein, wie ich ihn gerne haben möchte.

Ich gehe auch immer ganz gerne auf Ansicht>Anzeigeleistung>Anzeige mit hoher Qualität, dann werden auch Schlagschatten und alles sehr gut angezeigt.

Man könnte diese Textspalte rechts noch mit einem grauen Balken unterlegen.

Ich ziehe mit dem Rechteck-Werkzeug einen Balken von ganz oben nach ganz unten auf und möchte als Farbe Grau. In den Farbfeldern habe ich allerdings kein Grau, deshalb nehme ich zunächst Schwarz, klicke auf Neues Farbfeld erstellen und stelle den Farbwert entsprechend ein. Das speichere ich als Farbfeldname: Grau und bestätige mit OK.

Mit Strg+Ö schiebe ich das graue Rechteck jetzt stufenweise in den Hintergrund und positioniere es ggf. noch etwas mit der Pfeiltaste.

Wenn man einen Balken verwendet, kann man mit dem Weiche-Verlaufskante-Werkzeug noch einen Verlauf von Dunkel nach Hell einfügen.

Sollten dann Stufen im Verlauf angezeigt werden, kann das an den Monitor-Einstellungen liegen. Da muss man dann ein bisschen herumspielen, bis das schön angezeigt wird.

Und dann – ich zeige einfach mal nur, was möglich ist – könnte man das Logo auch als Wasserzeichen einbauen: Dazu würde man das Logo bei gedrückter Alt-Taste mit der Maus anpacken und zur Seite ziehen, dadurch wird es kopiert.

Dann vergrößere ich diese Kopie mit gedrückter Shift-Taste, und da das Logo als .eps- bzw. als .svg-Datei eine Vektorgrafik ist, bleibt es auch scharf.

Mit Strg+Ö bringe ich es in den Hintergrund …

… und dann muss ich nur noch die Deckkraft auf ca. 2% reduzieren, dann sieht das aus wie ein Wasserzeichen. Das hat doch auch was, oder?

Da man in den meisten Fällen das Briefpapier-Dokument professionell in Druck gibt, darf natürlich die Beschnittzugabe nicht fehlen. Dazu müsst ihr in der Normal-Ansicht die grünen und grauen Balken vom Briefpapier komplett mindestens bis zur roten Linie ziehen (Anschnitt-Linie), damit keine weißen Blitzer beim Schneiden in der Druckerei entstehen.

Das war’s mit diesem Tutorial, das wieder länger geworden ist, als ich dachte. Aber ich hoffe, es bringt euch etwas und ihr könnt jetzt selbst euer Briefpapier erstellen.

Bildquellen: Fotolia_13287614_V © Katerok – Fotolia.com

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