Texte erfassen in InDesign

In diesem Tutorial zeige ich, wie du Texte in ein Layout einfügst bzw. Textdateien platzierst. Beim Import von Word- oder RTF-Dateien besteht die Möglichkeit, in den Quelldateien angelegte Absatzformate zu übernehmen. Hier erfährst du auch, wie der Textfluss über mehrere Seiten gesteuert wird.

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1. Texte einfügen per copy and paste

Die einfachste Form, Text in ein InDesign-Layout einzufügen, führt über die Zwischenablage. Öffne das Quelldokument, markiere und kopiere den Text, zieh in InDesign mit dem Textwerkzeug einen Textrahmen auf und füge den Inhalt der Zwischenablage mit Strg+V ein.

Formatierter Text behält dabei seine Eigenschaften wie Schriftart und -Größe und wird dem aktuellen Absatzformat zugeordnet, das als Ausdruck für Abweichungen im Absatzformate-Bedienfeld zusätzlich ein kleines Pluszeichen erhält.

Du kannst den Text auch über das Menü Bearbeiten unformatiert einfügen (oder über Umschalt+Strg+V). Der Text erhält dabei die Eigenschaften des aktuell aktiven Zeichen- bzw. Absatzformates. Diese Form des Platzierens eignet sich am ehesten für das selektive Einfügen von Absätzen.

Hast du mehr Text in der Zwischenablage, als in deinem Textrahmen Platz findet, so erscheint an dessen unterem rechten Ende das kleine rote Symbol für Übersatztext. Normalerweise müsstest du jetzt manuell neue Seiten anlegen und die Textboxen miteinander verknüpfen. Das kann bei größeren Textmengen ganz schön mühsam werden. Mit einem kleinen Trick kannst du die Sache aber enorm beschleunigen:

Nach dem Einfügen des überlangen Textes über die Zwischenablage klickst du mit dem Auswahlwerkzeug auf das Übersatztext-Symbol. Daraufhin füllt sich der Mauszeiger mit dem überschüssigen Text, was du an der kleinen Vorschau am Zeiger erkennst. Mit einem Druck auf Entf löschst du nun den markierten Textrahmen.

Dann klickst du mit gedrückter Umschalt-Taste in die obere linke Ecke der Rahmenhilfslinien (der Mauszeiger bekommt so eine Schlangenlinie als Verknüpfungssymbol). Nun erzeugt InDesign innerhalb dieser so viele Seiten mit verknüpften Textrahmen, wie für den kopierten Text erforderlich sind. Fertig.

2. Texte einfügen über die Mini-Bridge

Um den kompletten Text eines Quelldokumentes in InDesign zu platzieren, eignet sich sehr gut die Mini-Bridge, die du zunächst über das Menü Fenster einblendest.

Suche dann den Ordner mit der Quelldatei und zieh diese mit gedrückter Maustaste auf die Layout-Seite. Wenn du die Maustaste loslässt, siehst du einen gefüllten Mauszeiger mit den ersten Zeilen des Textes.

Zieh nun wieder mit gedrückter Maustaste einen Textrahmen auf. Beim Loslassen fließt der Text in den Rahmen. Er behält dabei die Formatierung aus dem Quelldokument. Evtl. vorhandene Zeichen- bzw. Absatz-Formatvorlagen werden importiert. Als Zeichen dafür, dass sie mit einem externen Dokument importiert wurden, erhalten sie ein kleines Diskettensymbol im Formate-Bedienfeld.

Um mehrere kleinere Textblöcke rasterartig auf der Layoutseite zu platzieren, stellt InDesign noch eine elegante Methode bereit:

Markiere zunächst in der Mini-Bridge die zu platzierenden Text-Dateien. Zieh sie anschließend mit gedrückter Maustaste auf die Seite. Vor dem Loslassen halte die Umschalt+Strg-Tasten gedrückt.

Wenn du mit weiterhin gedrückter linker Maustaste die beiden Tasten loslässt, erhält der Cursor sechs kleine Miniatur-Textrahmen. Lässt du dann auch die linke Maustaste los, erscheinen die ersten Textzeilen im nunmehr gefüllten Cursor. Mit wieder gedrückter Maustaste ziehst du einen Textrahmen über die gesamte für den Text vorgesehene Fläche der Seite.

Mit immer noch gedrückter Maustaste kannst du mit den Pfeil-nach-oben- und Pfeil-nach-rechts-Tasten die Fläche in die gewünschte Anzahl gleich großer Textrahmen auf der X- und Y-Achse rasterartig aufteilen. Der Raster wird mit einer gestrichelten Linie zur Orientierung angezeigt. Beim Loslassen der Maustaste fließt der Text der Quelldokumente in je einen der Textrahmen.

3. Textdatei platzieren

Der klassische Weg mit den besten Kontrollmöglichkeiten bietet der Import über das Menü Datei>Platzieren (Shortcut Strg+D). Zieh auf der Seite einen Textrahmen auf. Drücke anschließend Strg+D zum Platzieren der Quelldatei und such sie im Dialogfeld aus. Nach einem OK fließt der Text in den Rahmen.

Eine besondere Kontrollmöglichkeit über die Details, mit denen Texte in ein InDesign-Dokument eingelesen werden sollen, bieten die Importoptionen. Damit diese angezeigt werden, musst du im Platzieren-Dialog ein Häkchen in die dafür vorgesehene Checkbox setzen. Nun wird vor dem Import noch ein Dialogfeld zur Steuerung unterschiedlicher Optionen angezeigt.

Bei reinen Textdateien kann der zu verwendende Zeichensatz und die Plattform (Windows/Mac) sowie ein Wörterbuch ausgewählt werden. Außerdem besteht die Möglichkeit, Absatzmarken am Zeilenende oder zwischen den Absätzen sowie durch Leerzeichen erzeugte Zwischenräume zu entfernen.

Bei formatierten Quelldaten wie z. B. Word- oder RTF-Dateien erscheint ein etwas differenzierterer Importdialog. Hier kann über zu importierende Dateiinhalte wie Indextext oder Fußnoten sowie Grafiken entschieden werden. Besonders interessant ist der gesteuerte Import von Zeichen- und Absatzformaten.

Dies kann automatisch erfolgen oder bei Bedarf auch angepasst werden. Bei Namensgleichheit kann auch vorher entschieden werden, wie mit daraus resultierenden Konflikten umgegangen werden soll.

Enthält InDesign bewusst namensgleich eingerichtete Formate, so sollte man auch deren Formatdefinition verwenden. So lässt sich die unterschiedliche Interpretation bspw. von Aufzählungen bei Word und InDesign mit einem Klick mit gedrückter Alt-Taste auf die gewünschte Zeichen- oder Absatzformat-Vorlage im entsprechenden Bedienfeld beheben.

4. Textfluss

Wird beim Platzieren ein Textrahmen mit der Maus aufgezogen, in den dann der Inhalt des gefüllten Mauszeigers fließt, und der vorhandene Raum reicht dafür nicht aus, so erscheint am unteren rechten Rand des Textrahmens ein kleines rotes Kästchen. Das ist das Zeichen für Übersatztext.

Klick mit dem Auswahl-Werkzeug darauf, sodass sich der Mauszeiger wieder mit Text füllt. Zieh dann auf der nächsten Seite einen neuen Textrahmen auf. Beim Loslassen fließt der Text vom ersten in den zweiten Rahmen.

Die Verbindungen (Verkettungen) der Textrahmen untereinander kannst du dir bei markiertem Textrahmen über das Menü Ansicht>Extras>Textverkettungen einblenden anzeigen lassen. Vom Ende jedes Rahmens führt eine Linie zum nächsten.

Um die Verkettung zwischen zwei Textrahmen aufzuheben, klickst du mit dem Auswahl-Werkzeug auf das obere linke Kästchen des Textrahmens der zu lösenden Seite. Der Mauszeiger erhält daraufhin eine Textfüllung.

Klickst du nun damit in den Textrahmen der vorhergehenden Seite, so ist der Textfluss unterbrochen und bei dieser wird Übersatztext angezeigt. Du kannst auch eine oder mehrere Seiten überspringen (z. B. für Anzeigen o. Ä.) und den Text erst dort wieder verketten.

Beim Platzieren längerer Texte bietet InDesign die Möglichkeit, automatisch die benötigte Anzahl Seiten anzulegen. Halte dazu beim Einfügen mit dem Auswahl-Werkzeugdie Umschalt-Taste gedrückt (der gefüllte Mauszeiger erhält daraufhin eine Schlangenlinie als Verknüpfungssymbol) und klick in die obere linke Ecke des ersten Textrahmens. Der Text fließt nun hinein und es werden so viele neue Seiten mit verknüpften Textrahmen erzeugt wie benötigt.

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