Tabulatoren und Tabellen in InDesign

Wenn du eine Tabelle z. B. aus Excel kopierst und in InDesign einfügst, ist der Text mit Tabulatoren getrennt. Mithilfe des Tabulatoren-Lineals kann der schnell in eine strukturierte und übersichtliche Form gebracht werden.

Willst du darüber hinaus eine Tabelle anlegen, so lernst du hier, wie sie formatiert und grafisch ansprechend aufbereitet wird.

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1. Tabulatoren

Beim Kopieren einer Tabelle z. B. aus Excel und Einfügen in InDesign werden die Daten zunächst unstrukturiert nur mit Tabstopps und Absatzmarken getrennt dargestellt. Um sie schnell und ohne großen Aufwand auszurichten, verwendest du das Tabulatoren-Lineal. Dieses wird mit dem Shortcut Umschalt+Strg+T eingeblendet.

Zur Orientierung ist es außerdem sinnvoll, die Lineale einzublenden (Strg+R). Lass dir zusätzlich auch noch die verborgenen Zeichen anzeigen (Alt+Strg+I), damit du die Tabulatoren zwischen den Worten erkennst.

Nun markiere zunächst den eingefügten Text. Um den Beginn der zweiten Spalte einzuschätzen, orientiere dich am Lineal. Das Maß dafür bildet das am weitesten rechts stehende Wort.

Überlege nun, wie der Text der zweiten Spalte ausgerichtet sein soll. Das Tabulatoren-Lineal bietet einen linksbündigen, einen zentrierten, einen rechtsbündigen und einen dezimal ausgerichteten Tabulator (für das Ausrichten von Zahlen nach dem Komma) an. Klicke auf einen davon und anschließend oberhalb der Skala an die Stelle mit dem ungefähr erforderlichen Abstand zur ersten Spalte.

Das Tabulatoren-Lineal kann mit gedrückter Maustaste horizontal verschoben werden, da nur ein Ausschnitt der Maße der gesamten Seite darin dargestellt wird.

Für einen besseren Überblick kannst du das Bedienfeld aber auch durch einen Klick auf das kleine Symbol rechts neben dem Lineal direkt über dem Textrahmen positionieren. Dazu muss der obere Rand der Seite auf dem Bildschirm sichtbar sein.

Nun wird der Wert im x-Feld angezeigt und kann dort noch fein eingestellt werden. Der Text wird entsprechend ausgerichtet. Der Tabulator kann mit gedrückter Maustaste zum intuitiven Einstellen auch verschoben werden, der Text richtet sich analog dazu aus. Mit einem Mausklick wird nun der Tabulator für die Ausrichtung der nächsten Spalte gesetzt usw.

Über das Bedienfeld-Menü bzw. das Kontextmenü der rechten Maustaste kannst du die Ausrichtung eines bereits gesetzten Tabulators leicht nachträglich ändern (oder auch durch Klick auf einen anders als den markierten ausgerichteten Tabulator). Außerdem kannst du dort auch einen oder auch alle Tabulatoren löschen oder auch wiederholen (für den gleichen Abstand).

Um zwischen den Einträgen zweier Spalten eine optische Verbindung zu schaffen, kannst du ein Füllzeichen wie einen Punkt oder einen Unterstrich verwenden.

Dem Tabulator fürs dezimale Ausrichten kann anstatt eines Kommas auch ein anderes Zeichen wie ein Punkt oder Doppelpunkt etc. als Orientierung zum Ausrichten genannt werden. Klicke dazu in das Feld Ausrichten an und gib das entsprechende Zeichen ein. Nach einem Druck auf die Tabulatortaste wird die Spalte neu ausgerichtet.

Auf diese Weise lässt sich Tabulator-getrennter Text schnell und einfach ausrichten. Wenn du dieses Schema des Öfteren benötigst, kannst du auch gleich noch ein Absatzformat mit diesen Einstellungen anlegen, womit sich neuer Text in Zukunft mit einem Mausklick ausrichten lässt.

2. Tabellen

Erfordert die Darstellung der Daten die Tabellenform, ist der eingefügte Tabulator-getrennte Text auch schnell dazu umgewandelt.

Markiere und kopiere also den gewünschten Bereich der Quelldatei und füge ihn in einen Textrahmen in InDesign ein. Markiere ihn auch dort und wähle aus dem Menü Tabelle nun den Eintrag Text in Tabelle umwandeln.

Als Spaltentrennzeichen werden in der Regel Tabstopps genutzt; bei durch Komma separierten (csv) Textdateien kann alternativ auch ein Komma ausgewählt werden.

Nach einem Klick auf OK wird der Text schön sauber in Zeilen und Spalten mit Rahmen als Tabelle dargestellt. Die Position der Zeilen und Spalten kann mit gedrückter Maustaste verändert werden. Um unterschiedliche Höhen oder Breiten zu vereinheitlichen, markiere die betreffenden Spalten durch einen Klick auf den Spaltenkopf (mehrere markierst du mit gedrückter Umschalt-Taste) und wähle aus dem Kontextmenü der rechten Maustaste den Eintrag Zeilen/Spalten gleichmäßig verteilen.

Die Ausrichtung markierter Spalten (also z. B. links- bzw. rechtsbündig oder zentriert) erfolgt in der Steuerungspalette. Für weitere Einstellungen öffnest du das Bedienfeld über das Menü Fenster>Schrift und Tabellen oder mit dem Shortcut Umschalt+F9.

Hier kannst du nun die genaue Zeilenhöhe der markierten Tabelle, die vertikale Ausrichtung und die Abstände zu den Rahmenlinien einstellen.

Willst du eine längere Tabelle mit anderen Texten unterbrechen und dann wieder fortführen oder auch über zwei oder mehrere Seiten laufen lassen, so empfiehlt es sich, eine Kopfzeile einzurichten, die dann jeweils wieder oben die Spalten bezeichnet. Dabei wird jedes Mal die Formatierung wie Schriftschnitt, Farbe und Hintergrundfarbe mit übernommen. Markiere dazu die oberste Zeile der Tabelle mit dem Textwerkzeug und wähle aus dem Kontextmenü der rechten Maustaste den Befehl In Tabellenkopfzeilen umwandeln.

Wenn du jetzt den die Tabelle einschließenden Textrahmen in der Höhe verkleinerst, sodass Übersatztext angezeigt wird, kannst du diesen mit einem Klick mit dem Direktauswahl-Werkzeug in den Cursor laden und anschließend mit dem Textwerkzeug an einer anderen Stelle im Dokument einen neuen Textrahmen aufziehen.

Der Übersatztext fließt nun inkl. einer neuen Kopfzeile in den Rahmen und setzt die Tabelle dynamisch fort. Auch bei späteren Änderungen passt sich der Textfluss entsprechend an.

Das gleiche Prinzip lässt sich für Fußzeilen anwenden: Markiere die letzte Zeile einer Tabelle und wähle aus dem Kontextmenü der rechten Maustaste den Befehl In Tabellenfußzeilen umwandeln.

Wird der Textrahmen so verkleinert, dass die Tabelle nicht mehr hineinpasst oder auf einer neuen Seite fortgeführt wird, so erscheint in jedem Tabellentextrahmen automatisch eine Tabellenfußzeile. Um eine Tabelle grafisch ansprechender zu gestalten und gleichzeitig die Lesbarkeit zu verbessern, bietet InDesign im Kontextmenü der markierten Tabelle unter Tabellenoptionen die Einstellung für abwechselnde Flächen.

Hier kannst du jeder zweiten, dritten oder x-ten Zeile in einem abwechselnden Muster eine andere Farbe zuweisen. Stelle dazu eine Farbe und darunter einen Farbwert für die erste und die nächste Zeile ein. Analog dazu lässt sich das Ganze auch für Spalten einrichten. Wähle die gewünschte Einstellung aus dem Drop-down-Feld Abwechselndes Muster aus.

3. Zellen- und Tabellenformate

Wenn in einem Dokument eine Vielzahl von Tabellen nach dem gleichen Strickmuster angelegt werden soll, also einer Kopf- und Fußzeile mit der entsprechenden Farbe für Schrift und Hintergrund und gleichmäßig strukturierten Körperzellen, so empfiehlt sich das Anlegen von Tabellenformaten. Voraussetzung dafür sind zuvor angelegte Zellenformate. Markiere dazu eine Zelle und öffne anschließend das entsprechende Bedienfeld über Fenster>Formate>Zellenformate.

Klicke am unteren Rand auf die Schaltfläche Neues Zellenformat, öffne dieses dann per Doppelklick und nimm die erforderlichen Einstellungen vor.

Auf diese Weise erstellst du je ein Format für die Kopf- und Fußzeile und die Körperzellen. Damit auch die Schrift in den verschiedenen Zellen immer gleich formatiert wird, wählst du auf der Registerkarte Allgemein der Zellenformatoptionen im Bereich Absatzformate ein bereits vorhandenes aus oder legst ein neues Absatzformat mit den gewünschten typografischen Merkmalen an. Dieses ist dann mit dem Zellenformat verknüpft.

Wenn diese Vorarbeit getan ist, kannst du über das Menü Fenster>Formate>Tabellenformate mit einem Klick auf die Schaltfläche am unteren Rand des Bedienfeldes ein neues Tabellenformat anlegen und mit einem Doppelklick öffnen.

Benenne es zunächst und wähle dann auf der Registerkarte Allgemein im Bereich Zellenformate die soeben angelegten für Kopf- und Fußzeilen sowie die Körperzellen aus. Nach dem Überprüfen und Anpassen der restlichen Einstellungen für Zeilen- und Spaltenkonturen sowie Flächenfarben und Muster mit unterschiedlichen Farbtönen speicherst du das neue Tabellenformat mit einem Klick auf OK.

Beim Platzieren neuer Tabellen kann nun gleich dieses Format angewandt werden. Es sind zunächst nur noch die Kopf- und Fußzeilen über das Kontextmenü zuzuweisen, die grafische und typografische Auszeichnung erfolgt dann auf Grundlage der eingebundenen Zellen- und Absatzformate.

Markiere dazu die gesamte Tabelle mit einem Klick mit dem Textwerkzeug in die obere linke Ecke und klicke im Tabellenformate-Bedienfeld auf das soeben angelegte Tabellenformat.

Sollte später daran etwas geändert werden, so erfolgt die Anpassung auch in sämtlichen mit dem Tabellenformat ausgezeichneten Tabellen.

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