Preflightcheck, verknüpfte Schriften und Bilder prüfen, Farben kontrollieren, Dokument verpacken in InDesign

In diesem Tutorial zeige ich, wie du dein Dokument vor der Druckausgabe auf Fehler bzgl. verknüpfter Bilder oder fehlender Schriften prüfst und das komplette Dokument inkl. aller darin enthaltenen Elemente zur Weitergabe an einen anderen Anwender verpackst.

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Preflightcheck

Bevor du InDesign-Dokumente für den Druck exportierst, sollten sie einem Preflightcheck unterzogen werden.

Unten links in der Statusleiste zeigt InDesign standardmäßig die minimierte Preflight-Palette an. Sobald das Programm Fehler erkennt, werden diese darin signalisiert.

 

Um die Details anzeigen zu können, lässt sich das Preflight-Bedienfeld mit einem Doppelklick öffnen.

Evtl. vorhandene Fehler werden hier in einer hierarchischen Baumstruktur aufgelistet, die sich mit einem Klick auf die vorangestellten Pfeile übersichtlich ausklappen lässt. Rechts in der Liste sind in einer eigenen Spalte die jeweils betroffenen Seiten als Links aufgeführt, sodass du mit einem Klick darauf direkt zu der Problemstelle springen kannst.

Die Fehler werden auch gleich benannt – z. B. Übersatztext –, sodass du nicht lange rätseln musst, sondern mit einem Klick auf den Link zur Seite sofort die betreffende Stelle bearbeiten kannst. Anschließend verschwindet die Fehlermeldung aus der Preflight-Palette.

 

Wenn eine Schriftart fehlt, was z. B. dann passieren kann, wenn du das InDesign-Dokument von einem anderen Anwender ohne die enthaltenen Schriften bekommen hast, erscheint bereits beim Öffnen des Dokuments eine Fehlermeldung.

Wenn du auf Schriftart suchen klickst, öffnet sich ein Fenster, in dem alle enthaltenen Fonts aufgelistet sind. Der fehlende Font ist mit einem gelben Warnsymbol gekennzeichnet. Du kannst ihn jetzt markieren und im Feld Ersetzen durch eine Schriftart auswählen, mit der die fehlende ersetzt wird.

Soll aber die Originalschrift Verwendung finden, so musst du sie dir erst besorgen und installieren. Dann sollte auch nichts ersetzt werden. Klicke einfach auf Fertig.

 

Wird mit der Schriftverwaltung eine im Dokument verwendete Schrift deaktiviert, so registriert InDesign dies sofort und zeigt diesen Umstand im Preflight-Bedienfeld als Fehler an. Im Dokument wird die fehlende Schrift dann rot unterlegt markiert (nicht im Vorschau-Modus).

 

Der in InDesign verwendete Preflight richtet sich nach einem Standard-Grundprofil. Die in diesem Profil hinterlegten Einstellungen kannst du über den Eintrag Preflight-Profile des Palettenmenüs kontrollieren.

Die Einstellungen des Grundprofils können nicht editiert werden. Wenn du aber, z. B. für die Druckausgabe, das Dokument auf bestimmte Fehler prüfen möchtest, legst du mit einem Klick auf das Plussymbol eine Kopie davon an und editierst die Einstellungen wie gewünscht. Benenne es anschließend und speichere es.

 

Damit das Profil angewendet wird, musst du es auswählen. Um es auch beim nächsten Öffnen anzuwenden, musst du über das Palettenmenü die Preflightoptionen öffnen und dein Profil dort als Arbeitsprofil einstellen.

Mit Arbeitsprofil in neue Dokumente einbetten machst du es auch für spätere Arbeiten verfügbar.

 

Verknüpfte Bilder prüfen

In der Preflight-Palette werden auch Fehler aufgrund fehlender oder geänderter Verknüpfungen signalisiert. Mit einem Klick gelangst du auf die verlinkte Seite im Dokument. Wurden Bilder zwischenzeitlich bearbeitet oder gar in einen anderen Ordner verschoben, signalisiert dies ein entsprechendes Symbol (gelbes Ausrufezeichen für geänderte und rotes Fragezeichen für fehlende Verknüpfungen) am oberen Rand des betreffenden Bild- bzw. Grafikrahmens.

Mit einem Klick darauf wird das entsprechende Bild aktualisiert und die Fehlermeldung verschwindet aus dem Preflight-Bedienfeld. Das geht auch über das Verknüpfungen-Bedienfeld über die Schaltfläche Aktualisieren.

Verschobene Bilddateien müssen mithilfe der kleinen Schaltfläche am unteren Rand des Bedienfeldes neu verknüpft werden, damit InDesign darauf zugreifen kann.

Im Verknüpfungen-Bedienfeld werden mehrfach verwendete Bilder gruppiert und nach einem Klick auf den vorangestellten Pfeil sind die Seiten sichtbar, auf denen die Datei platziert wurde.

 

Für eine bessere Kontrolle kannst du dir außer dem Dateinamen und dem Status über das Palettenmenü die Bedienfeldoptionen aufrufen und dort weitere Eigenschaften wie z.B. die effektive Auflösung oder den Farbraum als eigene Spalten anzeigen lassen. Die Breite der Palette lässt sich ja bei Bedarf problemlos anpassen.

Zu einem markierten Eintrag werden im unteren Teil des Bedienfeldes mannigfaltige Informationen angezeigt. Diese kannst du in der rechten Spalte der Bedienfeldoptionen genau festlegen.

 

Über den Eintrag Bearbeiten mit des Kontextmenüs kannst du einem markierten Bild auch mit dem Bildbearbeitungsprogramm deiner Wahl direkt aus dem Layout heraus den letzten Schliff angedeihen lassen. Nach dem Speichern der Änderung aktualisiert InDesign die Verknüpfung selbstständig.

Oftmals werden Bilder für ein Dokument aus verschiedenen Quellordnern verwendet. Um die Dateien alle in ein zum konkreten Projekt gehörendes Verzeichnis zu kopieren, markierst du einfach alle Einträge im Verknüpfungen-Bedienfeld und wählst im Kontextmenü den Befehl Verknüpfung(en) kopieren nach …. Nach Auswahl des Zielverzeichnisses werden alle Bilddateien an ihren neuen Platz kopiert und InDesign bezieht sich ab sofort darauf.

 

Farben prüfen

Vor allem bei der Ausgabe für den Druck spielen die im Dokument verwendeten Farben eine wichtige Rolle. Vielleicht hast du, aus welchen Gründen auch immer, außer den Farben der Euroskala auch Vollton-Schmuckfarben angelegt und verschiedene Objekte damit eingefärbt. Für einen Druckauftrag an eine professionelle Druckerei macht es einen erheblichen (Preis-) Unterschied, ob das Dokument 4-5- oder gar 6-farbig gedruckt wird, muss doch für jede zusätzliche Farbe eine eigene Druckplatte angefertigt und ein extra Druckwerk eingerichtet werden.

Deshalb solltest du vor dem PDF-Export zunächst einmal den Druckfarben-Manager konsultieren. Öffne dazu die Farbpalette (F5) und klicke im Palettenmenü auf den Eintrag Druckfarben-Manager.

Hier werden alle von Objekten des Dokumentes verwendeten Farben angezeigt. Die Farben der Euroskala sind mit einem kleinen CMYK-Signet als Prozessfarbe gekennzeichnet. Vollton-Schmuckfarben werden durch einen kleinen Kreis innerhalb eines Quadrats markiert. Zusätzlich wird die Bezeichnung der verwendeten Farbskala (in der Regel HKS oder Pantone) und die dazugehörige Farbnummer dargestellt.

 

Mit einem Klick auf das kleine Volltonetikett wird für die Ausgabe die Vollton-Schmuckfarbe in die CMYK-Kanäle umgerechnet. Das Signet verändert sich daraufhin entsprechend. Mit einem erneuten Klick wird die Ausgabe wieder auf einen zusätzlichen Schmuckfarbenkanal zurückgestellt. Sollen alle Farben nur in den Kanälen der Euroskala ausgegeben werden (was z. B. bei den meisten Digitaldruckmaschinen unvermeidlich ist), kannst du auch gleich ein Häkchen in die Checkbox Alle Farben in Prozessfarben umwandeln setzen.

Das entscheidende Merkmal dieser Aktion besteht darin, dass die Volltonschmuckfarben lediglich bei der Ausgabe (PDF-Export) in Prozessfarben umgewandelt werden. Im Dokument bleiben sie und die damit eingefärbten Objekte unverändert und können mit einem Klick im Druckfarben-Manager beim nächsten Mal auch als eigene Kanäle ausgegeben werden. Das kann notwendig sein, wenn eine exakte Widergabe des Farbtons (z.B. bei sensiblen Farben eines Corporate Designs oder in Musterbüchern) erforderlich ist. Bestimmte Farbtöne (z. B. ein reines Orange) lassen sich in der Euroskala nur unbefriedigend simulieren.

 

Eine zusätzliche Kontrolle der für die Ausgabe vorgesehenen Farbkanäle und die darin enthaltenen Objekte bietet die Separationsvorschau (Menü Fenster>Ausgabe oder Umschalt+F6).

Hier werden, wie im Druckfarben-Manager, alle Kanäle dargestellt, sie können aber zusätzlich einzeln aktiviert oder deaktiviert werden. InDesign stellt dann nur die im aktivierten Kanal vorhandenen Elemente dar. Der Mauszeiger dient gleichzeitig als Messinstrument für die Farbwerte der von ihm berührten Stelle. Über das Palettenmenü der Separationsvorschau lässt sich der Druckfarben-Manager bei Bedarf auch aufrufen.

 

Dokument verpacken

Um ein InDesign-Dokument an einen anderen Anwender zu übergeben, stellt das Programm eine eigene Funktion bereit, mit deren Hilfe die Datei inkl. aller darin verwendeten Bilder und Schriften in einem eigenen Ordner abgelegt wird. Wähle dazu aus dem Menü Datei den Befehl Verpacken (Alt+Umschalt+Strg+P).

Hier kannst du auf der linken Seite des Dialogfeldes noch einmal alle Registerkarten durchgehen und prüfen, ob alle Schriften und Bilder vorhanden sind.

 

Mit aktivierter Checkbox Nur Probleme anzeigen der Registerkarten Schriftarten und Verknüpfungen und Bilder werden nur Einträge bei irgendwelchen Fehlern sichtbar (was die Übersicht erleichtert).

Allerdings werden alle RGB-Bilder auch als Problem angezeigt, was dich aber nicht nervös machen muss, denn die können alle beim späteren PDF-Export in CMYK umgerechnet werden.

 

Nach einem Klick auf Verpacken möchte InDesign die Datei erst noch einmal speichern, um anschließend zunächst ein mit Druckanleitungen bezeichnetes Eingabefeld zu öffnen, in welchem für den Empfänger bei Bedarf diverse Informationen hinterlegt werden können, um nach einem Klick auf Fortfahren schließlich ein Zielverzeichnis und einen Namen abzufragen.

In diesem Speicher-Dialog sind für das gleichzeitige Ablegen der Schriften und Bilder jeweils eigene Checkboxen bereits aktiviert. Ist das aus irgendwelchen (z. B. lizenzrechtlichen) Gründen nicht erwünscht, müssen die Häkchen entfernt werden.

Nach einem Klick auf Verpacken wird daraufhin im Zielverzeichnis ein Projektordner mit dem InDesign-Dokument sowie zwei Unterverzeichnissen mit den darin enthaltenen Schriften und Bildern erstellt.

Gleichzeitig werden die Verknüpfungen im Dokument auf dieses neue Verzeichnis angepasst, sodass sie an einem anderen Arbeitsplatz problemlos angezeigt werden.

Sollten auf dem Rechner des Empfängers bestimmte im Dokument verwendeten Schriften nicht vorhanden sein, so sucht und aktiviert sie InDesign in dem enthaltenen Document-Fonts-Ordner.

Das erleichtert die Weitergabe ungemein und hilft dabei, Fehler aufgrund nicht vorhandener oder auf dem neuen Rechner modifizierter namensgleicher Schriften zu verhindern.

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