Publishing: Buchfunktion – mehrere Dokumente verbinden

1. Die Buchfunktion

Die Buchfunktion in Adobe InDesign ist neben der Bibliothek und den Snippets eine große Hilfe, wenn es darum geht, mit umfangreichen Dokumenten zu arbeiten und flexible Vorlagen zu erstellen.

Wenn ein Dokument Hunderte Seiten erlangt, dann beginnen Nachteile bei der Bedienung und Übersichtlichkeit . Die Seitenpalette ist für eine Navigation in diesen Bereichen leider unzureichend. Daher bietet es sich an, Kapitel oder eben eigene Dokumente anzulegen.

Eigene Dokumente sind bei mehreren redaktionell tätigen Mitarbeitern unumgänglich. Die Buchfunktion macht es möglich, die einzelnen Beiträge zusammenzuführen und als eine PDF-Datei zu exportieren. Die Möglichkeit, einheitliche Formate (Absätze/Zeichen/Farben/Objektstile) zu berücksichtigen, gehört ebenso zu den großen Vorteilen der Buchfunktion.

2. Ein neues Buch erstellen

Über Menü => Neu => Buch kann ich ein neues Buch erstellen.

Es öffnet sich ein Fenster. Dort gebe ich an, unter welchem Namen das Buch gespeichert werden soll. Die Datei ist .indb. Im Dokument öffnet sich nun eine leere Buchpalette.

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1 – Die indd-Dateien, die ich nun meinem Buch hinzufügen möchte, kann ich schnell über das Pluszeichen realsieren.

2 – Falls ich Dokumente bereits in der Palette habe und möchte eines davon wieder entfernen, so wähle ich das Minuszeichen.

3 – Mit dem Druckerzeichen kann ich ausgewählte Dokumente drucken.

Über das Pluszeichen kann ich die gewünschte indd-Datei wählen, die in mein Buch aufgenommen werden soll.

Ich habe nun drei vorbereitete Dokumente zum Buch hinzugefügt. Eine Navigation zwischen den Dokumenten kann ich schnell über die Buchpalette realisieren. Doppelklick auf das entsprechende Dokumente, und ich kann darin arbeiten. Die Seiten dieses Dokuments sind der Seitenpalette in gewohnter Weise zum Navigieren.

3. Automatische Pagininierung/Pagina

Meine drei vorbereiteten Dokumente hatte jeweils drei Seiten. Im Buch sind diese nun fortlaufend, sodass mein drittes Dokument die Seiten 7-9 haben. Die Reihenfolge innerhalb des Buches kann ich einfach per Drag and Drop ändern.  Die auf der Mustervorlage definierte Pagina passt sich bequemerweise automatisch an. Daher werden die Seitenzahlen der einzelnen Dokumente richtig gesetzt.

Falls ich doch die Seitennummerierungsoptionen wählen möchte, so kann gibt es Seitennummerierungsoptionen für das Buch und für das Dokument. Unter den Einstellungen für das Buch wähle ich die Einstellungen, die sich auf das gesamte Buch auswirken. Bei den Dokumenteinstellungen kann ich speziell für das Dokument die Paginiervorgaben vornehmen.

4. Einheitliche Formate

Falls mehrere Personen an einem Buch arbeiten und die indd-Dateien einbringen, kann es vorkommen, dass verschiedene Formate bei den Zeichen-/Absatzformaten oder Farbfeldern gewählt wurden – sei es absichtlich oder unwillkürlich. Für das gesamte Buch ist grundsätzlich das erste Dokument die Formatquelle. Die Formatquelle ist erkennbar an dem Zeichen links in der Buchpalette.  Falls ich die Formatquelle aus einem anderen Dokument wählen möchte, so klicke ich einfach in das leere Feld links neben dem Dokument. Das Symbol für die Formatquelle wird dann dort sofort aktiviert.

Wenn die Dokumente verschiedene Formateinstellungen haben und ich diese vereinheitlichen möchte, so klicke ich auf das Symbol links neben der Diskette. Dadurch werden die Formate und Farbfelder mit der Formatquelle synchronisiert. Ich muss darauf achten, dass die Formatquelle nicht angeklickt ist, sondern das Dokument, dass der Formatquelle angepasst werden soll. Habe ich meherere Dokumente, die synchronisiert werden sollen, so wähle ich mit gehaltener STRG-Taste mehrere Dokumente an.

Es ist nicht immer vorteilhaft, wenn alle Formateinstellungen übernommen werden. Daher kann ich die Synchonisierung genau einstellen. Das mache ich über die Synchonisierungsoptionen.

Im Anschluss kommt der Hinweis, dass die Synchonisierung erfolgreich abgeschlossen wurde und Dokumente möglicherweise geändert wurden. Und so ist es auch: Hatte ich vorher etwa bei meinem dritte Dokument die Überschrift in einer anderen Schriftart, so hat sich diese der Formatquelle angepasst.

5. PDF-Export

Ein weiterer Vorteil der Buchfunktion ist die Möglichkeit, alle Dokument zentral vom Buch mit einem Befehl zu einer PDF-Datei zu exportieren. Ich kann sogar entscheiden, ob ich alle Dokumente oder nur ausgewählte in PDF-Datei exportieren möchte. Wenn das gesamte Buch in eine PDF-Datei exportiert werden soll, so muss ich auch alle Dokumente aktivieren.

Des Weiteren besticht diese Funktion, weil ich hier keine Rücksicht auf verschiedene Formate nehmen muss. So kann ich eine A4 und eine A5-Datei ohne Probleme in eine PDF-Datei exportieren.

Ich werde jetzt Dokument 1 und 3 in eine PDF-Datei exportieren. Dazu wähle ich beide Dokumente aus und klicke oben rechts in der Buchpalette auf den Pfeil und wähle Ausgewählte Dokumente in PDF exportieren. Ich gebe dem Buch einen Namen und speichere.

Anschließend komme ich zu den Exporteinstellungen. Nach dem ich die gewünschten Einstellungen getätigt habe, exportiere ich die Datei. Die Seitenzahlen sind nun aber nicht nachfolgend, sonder verbindlich mit den Einstellungen in der Buchdatei von InDesign. Daher habe ich bei Dokument 1 und 3 die Seiten 1-3 und 7-9.

Die PDF aus meiner Buchdatei ist jetzt nach meinen Vorstellungen. Die gezeigten Dokumente sind nur natürlich beispielhaft zum Verständnis der Buchfunktion. Richtig Sinn ergibt die Arbeit mit der Buchfunktion bei umfangreichen und zusammenführenden Projekten.

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