Kalender gestalten mit wechselnden Inhalten mittels Datenzusammenführung

Ein Kalender kann entweder zum praktischen Nutzen bei InDesign erstellt werden oder als Designelement innerhalb eines anderen Dokuments, einer Präsentation etc.

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I. Designkalender

Als erstes möchte ich veranschaulichen, wie ein Kalender im Stil des Danese Formosa von Enzo Mari erstellt werden kann.

1. Neues Dokument und Kalenderhintergrund erstellen

Ich werde als ersten Schritt ein neues Dokument über Datei => Neu => Dokument (STRG+N) erstellen. Die Einstellungen sind A4 im Hochformat. Ich bestätige mit OK.

Mit dem Rechteckwerkzeug (M) ziehe ich einen Rahmen. Der Rahmen wird mein Kalenderhintergrund werden. Als nächsten Schritt werde ich die Ecken abrunden. Dazu gehe ich in die Navigation und wähle Objekt => Form konvertieren => Rechteck mit abgerundeten Ecken.

Der Hintergrund soll einen Verlauf erhalten. Dazu gehe ich in das Verlaufsfenster und wähle die gewünschten Farben, hier: Schwarz und Weiß. Falls ich andere Farben wünsche, kann ich diese ändern, indem ich das Farbkästchen im Verlaufsfenster aktiviere und im Farbfenster mir die gewünschte Farbe heraussuche.

Nun ziehe ich mit gedrückter linker Maustaste von oben schräg rechts nach unten. Das probiere ich so lange, bis der gewünschte Verlauf erscheint.

Zur Verstärkung des optischen Effekts gebe ich dem Verlauf noch eine schwarze Kontur in einer Stärke von 0,25 Pt. Die Einstellungen dazu nehme ich in der Konturenpalette vor.

Als nächsten Schritt lege ich noch einen Schlagschatten auf den Kalenderhintergrund über Objekt => Schlagschatten (ALT+STRG+M). Ich verringere die Deckkraft auf 75 Prozent und den Abstand auf knapp 1,5 mm.

Damit ist der Hintergrund meines Kalenders fertig.

2. Datumskarten gestalten

Jetzt ist es wichtig, die Datumskarten vom Hintergrund abzuheben. Das werde ich mit einer hellgrauen Farbe und einer mittelgrauen Kontur sowie einen sehr leichten Schlagschatten realisieren.

Für die Farbe wähle ich einzig den K-Regler im Farbfenster. Für die Füllfarbe ist der Wert 6, die Kontur hat den Wert 33. Die Stärke der Kontur beträgt wieder 0,25 Pt.

Des Weiteren füge ich einen leichten Schlagschatten hinzu.

Ich werde vier Karten in meinem Kalender haben, daher werde ich meine erste Karte kopieren und dreimal einfügen über STRG+C und STRG+V. Die beiden unteren Karten werden verkleinert. Ich wähle mit dem Auswahlwerkzeug die linke untere Karte und verkleinere über den oberen mittleren Transformationspunkt und verkleinere die Karte. Das gleiche mache ich dann auch mit der rechten Karte.

Als nächsten Schritt werde ich die vier Karten ausrichten. Hilfslinien helfen mir, die Karten vertikal und horizontal auf einer Höhe zu platzieren. Damit ich diese jederzeit – ohne die Rahmen der anderen Objekte – ausblenden kann, erstelle ich eine neue Ebene im Ebenenfenster. Mit der Maus gehe ich ins Lineal und ziehe von dort die Hilfslinien in das Arbeitsfeld.

Nun kann ich mit dem Auswahlwerkzeug (V) die einzelnen Karten auf die gewünschte Position platzieren. Im Anschluss kann ich die Hilfslinien wieder ausblenden, indem ich auf das Auge im Ebenenfenster klicke.

3. Daten eingeben

Jetzt werde ich in den Datumskarten die entsprechenden Zahlen eingeben. Als erstes erstelle ich eine neue Ebene, um Texte von Objekten zu trennen. Die Textrahmen sind in der im Ebenenfenster angezeigten Farbe (grün).

Mit dem Textwerkzeug (T) ziehe ich einen Rahmen in der Größe wie die der Datumskarte. Als nächstes markiere ich meine Zahl, um diese zu formatieren. Die Formatierungen kann ich entweder in der Textwerkzeugleiste unterhalb der Navigation oder im Zeichen- und Absatzfenster vornehmen. Falls diese Fenster nicht angezeigt sind, kann ich diese über Fenster => Schrift & Tabellen => Absatz (STRG+M) und/oder Zeichen (STRG+T) anzeigen lassen.

Jetzt verändere ich die Schriftart in Eurostile und die Schriftgröße in 312.

So setze ich bei allen Datumskarten einen Textrahmen mit der entsprechenden Zahl. Für die einheitliche Platzierung kann ich wieder Hilfslinien zu Hilfe nehmen. Damit die Zahlen genau in der Mitte der Karte angezeigt werden, bestimme ich den Textrahmen auf die gleiche Größe wie die Datumskarte und zentriere im Absatzfenster meinen Text. Die Höhe orientiere ich daran, dass der Abstand der Zahlen nach oben hin etwas kleiner als nach unten. Das menschliche Auge nimmt ein genau in der Mitte platziertes Objekt nicht als die Mitte wahr bzw. wirkt es etwas unharmonisch. Hat ein Objekt nach unten hin mehr Platz als nach unten, so ist es für das Empfinden angenehmer (bei nahezu mittig platzierten Objekten/Texten).

Fertig ist mein Designkalender.

Diese kann unterschiedlich verwendet werden, etwa als Designelement in Magazin, Veranstaltungskalendern, Präsentationen etc.

II. Variation des Kalenders

1. Bilder einfügen

Für Bilder eignet es sich, wenn der Kalender oben nur noch eine Karte hat, und unten die Datumsinformationen. Als erstes lösche ich eine obere Ebene und verbreitere die andere. Des Weiteren werde ich den Text unten formatieren, damit alle Daten hineinpassen.

Um ein Bild zu platzieren, ziehe ich einen Rahmen in der gewünschten Größe mit dem Rechteckrahmenwerkzeug (F) und wähle anschließend Datei => Platzieren (STRG+D). Es öffnet sich ein Fenster. Dort kann ich mein gewünschtes Bild wählen.

Wenn das Bild zu groß angezeigt wird, kann ich es skalieren, indem ich das Direktauswahlwerkzeug wähle und mit gehaltener Shifttaste (damit bleibt die Proportionalität erhalten) verkleinere.

Im Anschluss brauche ich wähle ich den Bildrahmen an und runde die Ecken über Objekt => Form konvertieren => Rechteck mit abgerundeten Ecken.

So kann ich bspw. bei dem Kalender als Designelement innerhalb eines Veranstaltungskalenders ein themenbezogenes Bild integrieren. (Bildquelle hier: Mike Nottebrock@pixelio.de)

2. Datenzusammenführung

Die Datenzusammenführung eignet sich, wenn schnell mehrere Kalendertage erstellt werden sollen. Viele Kalender haben Zitate oder dergleichen als kleine Zugabe zum Kalendertag. Das lässt sich mit der Datenzusammenführung realisieren. Ebenso kann ich sich von Tag zu Tag wechselnde Bilder im Kalender erstellen.

Da es dazu bereits ein Tutorial gibt, werde ich hier den Weg nur kurz skizzieren. Ich empfehle, dass Tutorial zur Datenzusammenführung von Johanna52 zu lesen:

Tutorial Datenzusammenführung im Layout mit Adobe InDesign

Ich bleibe beim Beispiel des Veranstaltungskalenders. Dazu lege ich in einem Tabellenkalkulationsprogramm – es reicht bereits der Windows Editor – die Daten in eine Tabellenspalte, Zitate oder Zusatzangaben kommen in eine weitere Spalte.

Falls ich Bilder auch noch wünsche, muss ich in einer dritten Spalte für die Bilder die Kennzeichnung @Bilder setzen. Bei Excel gibt es das Problem, dass das @-Zeichen nicht erlaubt. Es gibt dazu einen Trick: Ich setze vorher ein Apostroph, dann klappt es (´@Bilder).

InDesign erlaubt folgende Dateiformate: JPG, TIFF, EPS, PDF und PSD.

In die Bilderspalte schreibe ich nun passend zu den Tagen die Bilderquelle. Der Pfad könnte so aussehen:

c:Eigenen DateienBeispielbild1.jpg

Die Datei muss im txt-Format gespeichert werden. Darauf ist insbesondere zu achten, wenn in Excel die Tabelle angelegt wird.

Den Text und das Bild kann ich in meiner Vorlage als Platzhalter stehen lassen. Nun öffne ich das Fenster für die Datenzusammenführung über Fenster => Automatisierung => Datenzusammenführung. Dort wähle ich oben rechts das Dreieck und Datenquelle auswählen.

Nun wähle ich meine entsprechende TXT-Datei, aus der ich meine Informationen zusammenführen möchte.

Ich wähle nun mein Bild (vorab war es im Modus: Schnellen Anzeige) und klicke auf im Datenzusammenführungsfenster auf Bilder. Nun erscheint das Wort <<Bilder>> . Genauso verfahre ich mit den Texten. Dort wähle ich erst den Textrahmen an und klicke anschließend im Fenster auf die entsprechende Stelle.

Es kann passieren, dass in meinen Textfeldern nichts zu sehen ist. Das Pluszeichen unten rechts im Textrahmen zeigt an, dass Text nicht angezeigt wird. Wenn ich jetzt schau, wo der Text hin ist, brauche ich bloß den Rahmen vergrößern; das habe ich hier getan beim rechten Textfeld. Allerdings ist es nicht notwendig, weil der Textrahmen optimiert für die Zahlen ist, und nicht für den InDesign-Platzhaltertext <<Tag>> und <<Monat>>.

Im nächsten Schritt gehe ich auf das Symbol unten rechts im Fenster für die Datenzusammenführung. Es öffnet sich das Fenster für die Einstellungen des zusammengeführten Dokuments.

Unter Optionen kann ich noch einstellen, ob die Bilder auch proportional angepasst werden, sich an den Rahmen anpassen sollen, etc. Ich bestätige die Einstellungen mit OK. Ein neuer Datensatz wird nun in einem neuen Dokument erstellt. Es kommt noch die Meldung, dass kein Übersatztext erstellt wurde. Das bestätige ich. Jetzt ist mein Kalender fertig. (Die Bilder sind natürlich nur beispielhaft und erheben keinen Anspruch auf Harmonie mit dem restlichen Kalender.)

Die Datenzusammenführung eignet sich auch sehr gut, wenn ein Kalender über zwölf Monate erstellt wird. Dort muss ich dann nur den Text für die gesamten Tage anlegen. Diesen kann ich auch über die TXT-Datei einfügen. Dazu lege ich eine Datei mit einer Spalte für die Tage und eine weitere für die Bilder an. Ebenso kann ich Zitate oder ähnliches hinzufügen. Der kreativen Vielfalt sind keine Grenzen gesetzt. Einen Kalender mit allen Monaten kann ich dann auch bequem als PDF exportieren und zum Druck geben.

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